EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) soveltaminen alkoi 25. toukokuuta 2018. Henkilötietojen käsittelyn perusperiaatteet ja rekisteröidyn henkilön oikeudet säilyvät pääosin samanlaisina kuin henkilötietolaissa. Henkilöllä on jatkossakin oikeus esimerkiksi tarkastaa itseään koskevat tiedot sekä pyytää oikaisemaan virheelliset tiedot ja poistamaan tarpeettomat tiedot.

TIETOJEN KÄYTTÖTARKOITUS JA TIETOTURVALLISUUS

Asiakasrekisterin käyttötarkoitus on asiakassuhteen hoitaminen ja palvelun tuottaminen sekä rekisterinpitäjän oman toiminnan tilastointi ja suunnittelu. Rekisteritietoja käytetään vain siihen tarkoitukseen, joka sille on määritelty, ellei muussa laissa ole toisin säädetty.

Kunta huolehtii henkilötietojen käsittelyn tietoturvallisuudesta EU:n ja kansallisen lainsäädännön asettamien vaatimusten mukaisesti sekä julkiselta organisaatiolta edellytettävän hyvän tiedonhallintatavan mukaisesti. Tiedot säilytetään ja suojataan niin, että niihin pääsevät ja niitä voivat käsitellä vain henkilöt, joiden työtehtäviin kyseessä olevien tietojen käsittely kuuluu. Tämä koskee myös tilanteita, joissa henkilötietojen käsittelijänä toimii kunnan lukuun kolmas osapuoli, kuten kuntaan sopimussuhteessa oleva palveluntuottaja.

TIETOJEN HANKKIMINEN JA LUOVUTUS

Kunta hankkii ja saa henkilötietoja useasta eri lähteestä:

  • Osa tiedoista saadaan julkishallinnon muista rekistereistä (esimerkiksi väestötietojärjestelmästä)
  • Osa tiedoista saadaan rekisteröidyltä itseltään (esimerkiksi ilmoittautumisten, sopimusten tai rekisteröityjen oman toiminnan kautta)
  • Osa tiedoista voidaan saada myös toisesta kunnan käytössä jo olevasta rekisteristä
  • Tarvittaessa tietoja voidaan hankkia myös ulkopuolisista tietolähteistä rekisteröidyn antaman suostumuksen mukaisesti

Tietoja käytetään ilmoitetun käyttötarkoituksen mukaisissa kunnan palvelu-ja hallintotehtävissä, eikä niitä luovuteta ulkopuolisille, ellei laki sitä salli. Jos tiedot on kerätty asiakkaalta suostumuksen perusteella, on asiakkaalla oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumus tietojen käsittelyyn. Kunnan palveluista suurin osa perustuu kuitenkin kunnan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen tai kunnan julkisen vallan käyttämiseen, eikä asiakkaalla silloin ole oikeutta perua tietojen käsittelyä.

Henkilötietoja ei luovuteta Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.

Tarvittaessa suostumukset tietojen käsittelyyn tai luovuttamiseen pyydetään kirjallisina rekisteröidyltä itseltään tai hänen lailliselta edustajaltaan.

TARKASTUSOIKEUS

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat asiakasrekisteriin talletetut tiedot. Tarkastusoikeus on henkilökohtainen, eikä sitä voida toteuttaa valtakirjalla. Henkilön, joka haluaa tarkastaa itseään koskevat tiedot, tulee esittää pyyntö henkilökohtaisesti, omakätisesti allekirjoitetulla vapaamuotoisella tarkastuspyyntöhakemuksella.

Vapaamuotoinen tarkastuspyyntöhakemus tulee toimittaa Auran kunnanvirastoon ( Nikkarinkuja 8, Aura) henkilökohtaisesti.
Henkilöllisyys tulee todistaa virallisella henkilötodistuksella.

TIEDON KORJAUS

Asiakkaalla on oikeus vaatia itseään koskevien asiakastietojen korjaamista, jos ne hänen mielestään ovat kyseessä olevan palvelun tai etuuden antamisen kannalta virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai vanhentuneita. Tiedon korjausvaatimus tulee esittää ja toimittaa kirjallisena ja perusteltuna sekä riittävän yksilöitynä.

Vapaamuotoinen korjauspyyntö tulee toimittaa Auran kunnanvirastoon ( Nikkarinkuja 8, Aura) henkilökohtaisesti.
Henkilöllisyys tulee todistaa virallisella henkilötodistuksella.

ASIANOSAISEN OIKEUS TIEDONSAANTIIN

Lain viranomaisen toiminnan julkisuudesta (JulkL 621/1999) 11 §:n mukaan asianosaisella on oikeus saada tieto asiakirjasta, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn. Asianosainen on hakija, valittaja tai muu, jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee. Pyyntö voi koskea muitakin asiakasasiakirjoja kuin asiakkaan asiakirjoihin sisältyviä tietoja, esimerkiksi ajanvaraustietoja, kuvia, videotallenteita. Tieto asiakirjasta voidaan jättää antamatta, jos se olisi vastoin erittäin tärkeää yleistä etua tai lapsen etua taikka muuta erittäin tärkeää yksityistä etua. Asianosaisaseman perusteella tehtävä pyyntö esitetään vapaamuotoisesti ja se on aina esitettävä kirjallisesti perusteluineen. Pyynnöstä tulee ilmetä:

  • kenen tietoja pyyntö koskee
  • mitä tietoja tai asiakirjoja pyyntö koskee
  • mihin tarkoitukseen tietoja pyydetään

Pyynnössä on käytävä selville pyynnön esittäjän asianosaisuusasema. Asianosaisasema on selvitettävä todistuksella tai erillisellä selvityksellä. Vainajan tiedot voidaan luovuttaa sille, joka tarvitsee tietoja tärkeiden etujensa tai oikeuksiensa selvittämistä tai toteuttamista varten siltä osin kuin tiedot ovat välttämättömiä etujen ja oikeuksien selvittämiseksi. Tiedonsaantia koskeva pyyntö käsitellään viivytyksettä, kuitenkin kahden (2) kuukauden sisällä pyynnön vastaanottamisesta. Asianosaisoikeuden perusteella saatuun tietoon liittyy vaitiolovelvollisuus ja hyväksikäyttökielto. Luovutettua tietoa saa käyttää vain siihen tarkoitukseen, jonka vuoksi tieto on luovutettu.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä omien tietojensa tarkastuspyyntö maksuttomasti kerran vuodessa. Useammin toistuvista pyynnöistä kunnalla on oikeus periä maksu kulujensa korvaamiseksi. Maksu on kunnan voimassaolevan asiakirjataksan suuruinen.

Asianosaisen tiedonsaantioikeutta koskeva pyyntö tulee toimittaa Auran kunnanvirastoon ( Nikkarinkuja 8, Aura) henkilökohtaisesti, asianosaisaseman selvittävällä todistuksella tai erillisellä selvityksellä.
Henkilöllisyys tulee todistaa virallisella henkilötodistuksella

VERKKOPALVELUT

Auran kunnan verkkopalvelussa kerätään käyttäjätietoja tilastointitarkoituksiin. Käyttäjää ei voida tunnistaa tilastointitarkoitukseen kerättyjen tietojen avulla, eikä sivustomme voi tietää esimerkiksi käyttäjän sähköpostiosoitetta, ellei käyttäjä itse ole sitä antanut. Sähköpostiosoitetta kysytään yhteydenotto-/palautelomakkeessa, mikäli käyttäjä haluaa vastauksen yhteydenottoonsa. Yhteydenottolomakkeessa antamasi tietoja käytetään vain vastaamiseen. Sähköpostiosoite tarvitaan myös tilatessasi Auran kunnan uutiskirjeen.

LISÄTIETOJA

Lisätietoja ja ohjeita henkilötietojen käsittelystä ja tietosuoja-asioista saat mm. tietosuojavaltuutetun toimiston sivuilta osoitteesta tietosuoja.fi.